Umowa zlecenie – na co uważać? Kiedy można ją stosować?

Czym jest umowa zlecenia? Definicja prawna

Na gruncie polskiego prawa umowa zlecenia jest regulowana w Kodeksie cywilnym, w szczególności w artykułach 734-751. Zgodnie z art. 734 § 1 KC, przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Jest to umowa cywilnoprawna, a nie umowa o pracę, co ma kluczowe znaczenie dla rozumienia praw i obowiązków obu stron.

Ważnym elementem definicji jest rozróżnienie między celem a sposobem działania. Dla umowy zlecenia nie jest ważne, czy pożądany skutek lub wynik zostanie osiągnięty, a istotne jest, że zleceniobiorca wykazuje należytą starannością w realizacji powierzenego mu zadania. Oznacza to, że zleceniobiorca może ponieść pełną odpowiedzialność za nienależyte wykonanie zlecenia, nawet jeśli działał z należytą starannością.

Podstawowe cechy charakterystyczne umowy zlecenia

Umowa zlecenia wyróżnia się szeretem charakterystycznych cech, które odróżniają ją od innych umów, w szczególności od umowy o pracę:

Swobodne kształtowanie treści umowy - strony mają dużą elastyczność w ustalaniu warunków współpracy, w tym szczegółu zakresu zlecenia, czasu jego wykonania czy sposobu naliczania wynagrodzenia.

Nieokreślenie dobowych i tygodniowych limitów czasu pracy - w umowie zlecenia nie ustalamy standardowych godzin pracy, jak ma to miejsce w umowach o pracę.

Brak zwierzchnictwa ze strony zleceniodawcy - zleceniobiorca nie podlega kierowaniu i nadzorowi przez zleceniodawcę w taki sam sposób, jak pracownik podlega pracodawcy. Zleceniobiorca zachowuje niezależność w sposobie realizacji powierzenego mu zadania.

Dobrowolność w ustalaniu terminu i miejsca pracy - to zleceniobiorca decyduje o tym, gdzie i kiedy będzie pracować, oczywiście w ramach niezbędnych do wykonania zlecenia.

Możliwość zastąpienia przez osobę trzecią - w wielu przypadkach zleceniobiorca może powierzyć wykonanie zlecenia innej osobie (z zachowaniem odpowiednich procedur), czego nie można robić w umowie o pracę.

Koszty uzyskania przychodu na poziomie 20 procent - co ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych.

Kiedy można stosować umowę zlecenia?

Umowa zlecenia może być stosowana w zdecydowanej większości sytuacji, gdy dajemy komuś konkretne zadanie do wykonania. Jednak prawo wyznacza pewne granice, których należy bezwzględnie respektować.

Prawidłowe zastosowania umowy zlecenia dotyczą przede wszystkim usług o charakterze punktowym lub projektowym, gdzie nie zachodzi konieczność bezpośredniego nadzoru i kierownictwa. Obejmuje to:

• Usługi outsourcingowe informatyczne

• Usługi księgowe

• Usługi prawne (zlecanie pracy adwokatom czy radcom prawnym)

• Prace projektowe

• Konsultacje i doradztwo

• Usługi tłumaczenia

• Prace redakcyjne i copywriterskie

Kluczową zasadą jest brak potrzeby nadzorowania pracy. Jeśli dajemy komuś zlecenie, a następnie kontrolujemy sposób jego wykonania, określamy godziny pracy czy miejsce wykonywania zadania, zmierzamy w kierunku umowy o pracę, a nie zlecenia.

Największe pułapki umowy zlecenia - na co koniecznie uważać?

Ryzyko uznania za umowę o pracę

Największym zagrożeniem związanym z umową zlecenia jest możliwość, że Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) lub sąd uzna ją za umowę o pracę. Może to prowadzić do kosztownych konsekwencji, takich jak obowiązek:

• Zapłaty zaległych składek ZUS

• Naliczenia odsetek od zaległych zobowiązań

• Wypłaty różnicy wynagrodzeń wynikającej z minimalnego wynagrodzenia dla pracowników

• Konieczności zastosowania całego kodeksu pracy do tej relacji

Kryteria, które mogą świadczyć o ukrytym stosunku pracy, to:

• Stałe miejsce i czas wykonywania pracy

• Podporządkowanie poleceniom przełożonych

• Osobiste świadczenie pracy (brak możliwości delegowania)

• Regularna, cykliczna praca (nie jednorazowe zlecenia)

Aby uniknąć tej pułapki, zaleca się dokładne udokumentowanie umowy, jasne określenie zakresu zlecenia, terminu jego wykonania i sposobu naliczania wynagrodzenia. Ważne jest również, aby faktyczne warunki pracy odzwierciedlały treść umowy.

Brak stabilności zatrudnienia

Jedna z największych wad umowy zlecenia z perspektywy zleceniobiorcy to brak gwarancji ciągłości zatrudnienia. W przeciwieństwie do umowy o pracę, która zapewnia pewne bezpieczeństwo, umowa zlecenia może być rozwiązana przez każdą ze stron w każdym momencie, bez konieczności podawania przyczyny. Gdy tego dokonamy bez ważnego powodu, możemy zostać zobowiązani do naprawienia szkody.

Zleceniobiorca nie ma również:

• Prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego

• Prawa do zwolnienia chorobowego (chyba że opłaci dobrowolnie ubezpieczenie chorobowe)

• Dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy w dni wolne

• Ochrony przed zwolnieniem (np. w przypadku ciąży czy okresu przedemerytalnego)

Te ograniczenia stanowią poważne pułapki dla zleceniobiorcy, zwłaszcza tych, którzy na umowie zlecenia zarabiają głównie lub całkowicie.

Nieograniczona odpowiedzialność materialna

Kolejną pułapką jest kwestia odpowiedzialności materialnej. W przeciwieństwie do umowy o pracę, gdzie odpowiedzialność pracownika jest ograniczona, zleceniobiorca może ponosić pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim podczas wykonywania zlecenia. Odpowiada on za ewentualne szkody całym swoim majątkiem, co stanowi poważne zagrożenie dla prywatnych oszczędności.

Warto dbać o to, aby w umowie znalazł się zapis ograniczający tę odpowiedzialność lub rozważyć wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Brak takich zabezpieczeń może być katastrofą finansową dla zleceniobiorcy.

Obowiązek przestrzegania minimalnej stawki godzinowej

Umowy zlecenia podlegają minimalnej stawce godzinowej, która jest regularnie zmieniana przez państwo. Na dzień 2025 roku stawka ta wynosi znacznie więcej niż kilka lat temu. Zaznacza się, że wypłata wynagrodzenia niższego niż iloczyn przepracowanych godzin i minimalnej stawki godzinowej grozi problemami i słusznymi roszczeniami ze strony zleceniobiorcy.

Pracodawca musi regularnie weryfikować obowiązujące stawki, ponieważ zmieniają się one co roku. Zasady naliczania wynagrodzenia powinny być jasne dla zleceniobiorcy już na etapie podpisywania umowy.

Obowiązkowe składki ZUS

Ważnym zmianą w ostatnich latach jest obowiązek odprowadzania pełnych składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS. Od 1 stycznia 2025 roku każda umowa zlecenia (poza wskazanymi wyjątkami) będzie oskładkowana w ZUS. Wyjątkami są przede wszystkim studenci i uczniowie do 26. roku życia.

Zleceniobiorca odprowadza składki na:

• Ubezpieczenia emerytalne i rentowe

• Ubezpieczenie chorobowe (2,45 procent podstawy - opłaca go całkowicie zleceniobiorca)

• Ubezpieczenie wypadkowe (od 0,67 do 3,86 procent w zależności od stopnia ryzyka - opłaca je zleceniodawca)

To znacznie zwiększa koszty zarówno dla zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy.

Podatki i rozliczenia finansowe

Umowa zlecenia wiąże się z obowiązkami podatkowymi, które mogą być skomplikowane:

PIT - podatek dochodowy - zleceniobiorca musi rozliczyć dochód z umowy zlecenia w rocznym zeznaniu PIT (najczęściej na formularzu PIT-37 jeśli jest to jedyne źródło dochodu). Zaliczka na podatek naliczana jest według wzoru: przychód brutto minus koszty (20 procent przychodu po odliczeniu składek) minus składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, razy 12 procent.

Koszty uzyskania przychodów - dla umowy zlecenia ustalone są na poziomie 20 procent przychodu.

VAT - jeśli zleceniobiorca jest czynnym podatnikiem VAT, może być konieczne wystawianie faktur VAT. Ta kwestia jest skomplikowana i wymaga konsultacji z księgowym.

PIT-11 - zleceniodawca musi wystawić zleceniobiorcy zaświadczenie PIT-11 podsumowujące przychody.

Prawa i obowiązki stron umowy zlecenia

Obowiązki zleceniobiorcy

Głównym obowiązkiem zleceniobiorcy wynikającym z umowy zlecenia jest dokonanie określonej czynności prawnej zgodnie z zawartą umową. Musi on działać z należytą starannością, czyli starannością ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju. Jeśli nie wykonuje zobowiązania lub wykonuje je nienależycie, może ponieść odpowiedzialność za szkodę.

Dodatkowo zleceniobiorca powinien:

• Bieżąco informować zleceniodawcę o przebiegu wykonywania zlecenia

• Złożyć zleceniodawcy sprawozdanie z wykonania zlecenia

• Wydać zleceniodawcy wszystko, co przy wykonywaniu zlecenia uzyskał dla niego

• Nie używać we własnym interesie rzeczy i pieniędzy zleceniodawcy

• Zawiadomić zleceniodawcę o powierzeniu zlecenia osobie trzeciej (jeśli było to możliwe)

Jeśli zleceniobiorca niedostatecznie zawiadomi o powierzeniu zlecenia osobie trzeciej lub w ogóle nie będzie do tego uprawniony, będzie ponosić odpowiedzialność za działania tej osoby jak za działania własne.

Obowiązki zleceniodawcy

Z drugiej strony, głównym obowiązkiem zleceniodawcy jest pokrycie wydatków zleceniobiorcy związanych z należytym wykonaniem zlecenia oraz zwolnienie go z zaciągniętych w tym celu zobowiązań. Jeśli umowa zlecenia jest odpłatna, zleceniodawca powinien wypłacić uzgodnione wynagrodzenie po wykonaniu zlecenia, chyba że umowa lub szczególne przepisy stanowią inaczej.

Wynagrodzenie w umowie zlecenia

Z art. 735 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że umowa zlecenia jest zasadniczo odpłatna. Strony mogą jednak postanowić inaczej, a z okoliczności może wynikać, że zlecenie ma być nieodpłatne.

Wysokość wynagrodzenia w umowie zlecenia jest ważnym elementem. Musi być ustalona w taki sposób, aby nie była niższa niż minimalna stawka godzinowa. Wynagrodzenie można ustalić miesięcznie lub godzinowo, jednak jego płatność obowiązuje dopiero w momencie wystawienia i zatwierdzenia rachunku przez zleceniobiorcę.

Ważne jest również, że wynagrodzenie należy się zleceniobiorcy również wtedy, gdy nie wykonał zlecenia, jeśli niewykonanie nastąpiło bez jego winy. Powinien on wykazać, że dołożył wszelkich starań dla wykonania umowy.

Rozwiązywanie umowy zlecenia

Jeden z największych atutów umowy zlecenia dla pracodawcy to łatwość jej rozwiązania. Zgodnie z art. 746 Kodeksu cywilnego, każda ze stron może rozwiązać umowę zlecenia w każdym momencie, bez konieczności podawania przyczyny. Umowa wygasa ze skutkiem natychmiastowym, chyba że strona określi inny termin zakończenia umowy w dokonanym wypowiedzeniu.

Jednak jest tu ważne zastrzeżenie: jeśli jedna ze stron wypowie umowę bez ważnego powodu, może zostać zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez drugą stronę. Kodeks cywilny nie precyzuje jednak, co można uznać za „ważny powód", pozostawiając ocenę konkretnych sytuacji sądom.

Możliwe jest również rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron, co pozwala uniknąć potencjalnych sporów. W takim przypadku obie strony są zobowiązane ponieść ewentualne konsekwencje wynikające z wcześniejszego rozwiązania umowy.

Ważne jest również, że jeśli umowa zostanie rozwiązana przez zleceniodawcę, powinien on zwrócić zleceniobiorcy wszystkie wydatki, które poczynił on w celu należytego wykonania zlecenia. Jeśli zlecenie było odpłatne, zleceniodawca jest ponadto obowiązany uiścić zleceniobiorcy część wynagrodzenia, która odpowiadać powinna dotychczasowym czynnościom, które wykonał.

Różnice między umową zlecenia a umową o pracę

Kluczowe jest zrozumienie różnic między tymi dwoma umowami, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych.

Praktyczne porady - jak bezpiecznie zawrzeć umowę zlecenia?

Dla zleceniodawcy (pracodawcy):

1. Dokładnie dokumentuj umowę - zawsze na piśmie, z jasnym określeniem zakresu zlecenia, terminu, wynagrodzenia i sposobu płatności

2. Precyzyjnie określ warunki współpracy - zaznacz, że zleceniobiorca będzie działać niezależnie, bez bezpośredniego nadzoru

3. Regularnie weryfikuj stawkę minimalną - upewnij się, że wynagrodzenie nie jest poniżej obowiązującej minimalnej stawki godzinowej

4. Konsultuj się z prawnikiem - warto korzystać z wzorów umów dostosowanych do specyfiki działalności i aktualnych przepisów

5. Kontroluj czas pracy - dokumentuj rzeczywisty czas pracy, aby wykazać, że nie było standardowych godzin pracy

6. Odprowadzaj składki ZUS - pamiętaj o obowiązkach wynikających z przepisów o ubezpieczeniach społecznych

Dla zleceniobiorcy (pracownika):

1. Dokładnie przeczytaj umowę - zanim podpiszesz, upewnij się, że rozumiesz wszystkie warunki

2. Weryfikuj wynagrodzenie - upewnij się, że nie jest poniżej minimalnej stawki godzinowej

3. Zabezpiecz się ubezpieczeniem - rozważ wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej

4. Dokumentuj swoją pracę - prowadź dokumentację wykonanego zlecenia i wydatków

5. Jeśli boisz się, że to umowa o pracę - jeśli faktyczne warunki pracy sugerują stosunek pracy (stałe godziny, miejsce, nadzór), możesz zgłosić sprawę do PIP

6. Monitoruj swoje prawa - pamiętaj, że nie masz gwarancji pewnych przywilejów pracowniczych

Podsumowanie

Umowa zlecenia to elastyczne, ale jednocześnie obarczone pułapkami narzędzie prawne. Jej stosowanie jest uprawnione w wielu sytuacjach, szczególnie gdy potrzebna nam jest swoboda i elastyczność w organizacji pracy. Jednak zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca powinni być świadomi ryzyk związanych z tą formą umowy.

Kluczowe jest dokładne dokumentowanie, jasne określenie warunków współpracy, przestrzeganie minimalnych stawek wynagrodzeń oraz regularna weryfikacja zmian w przepisach prawa. Zbyt często umowy zlecenia służą do maskowania stosunków pracy, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla obu stron.

Jeśli planujesz zawrzeć umowę zlecenia, warto skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że umowa będzie zgodna z obowiązującymi przepisami i będzie chronić interesy obu stron. Bezpieczna umowa to umowa, która odpowiada rzeczywistemu charakterowi relacji między stronami i jasno określa prawa oraz obowiązki każdej z nich.