Archiwizacja dokumentów — znajdź wykonawcę dla firmy
Archiwizacja dokumentów to jedno z tych zadań, które odkłada się latami — aż nagle szafa pęka, a kontrola skarbowa pyta o faktury z 2017 roku. Na Oferia.com.pl znajdziesz 8 sprawdzonych wykonawców i firm specjalizujących się w porządkowaniu, opisywaniu i przechowywaniu dokumentacji biurowej oraz archiwalnej. Zgłoszenie zlecenia jest bezpłatne, a oferty otrzymujesz od razu po publikacji.
Zakres usług archiwizacyjnych jest szerszy, niż się wydaje. Wykonawcy z tej kategorii zajmują się m.in.: segregowaniem i opisywaniem teczek dokumentów zgodnie z rzeczowym wykazem akt, skanowaniem papierowej dokumentacji do postaci cyfrowej (format PDF/A, indeksowanie), brakowaniem akt — czyli legalną selekcją i niszczeniem dokumentów, którym minął okres przechowywania, a także tworzeniem ewidencji archiwalnej i spisów zdawczo-odbiorczych. Do tego dochodzi obsługa archiwów zakładowych i składnic akt, porządkowanie dokumentacji kadrowo-płacowej (wymagana 50-letnia retencja), wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentami (systemy EZD, DMS) oraz przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum państwowego.
Działanie platformy jest proste: opisujesz swoje zlecenie — rodzaj i szacunkowy wolumen dokumentów, termin, ewentualne wymagania dotyczące poufności — i czekasz na wyceny od wykonawców. Możesz porównać oferty, sprawdzić opinie innych zleceniodawców i wybrać firmę bez presji. Cały proces odbywa się online.
Przed wystawieniem zlecenia warto wiedzieć, co wpływa na ostateczną cenę. Liczba metrów bieżących akt (standardowa jednostka miary w archiwistyce), stan dokumentacji — czy wymaga mycia, odgrzybiania, rekonstrukcji — oraz zakres prac dodatkowych, takich jak digitalizacja czy niszczenie, potrafią znacząco zmienić kosztorys. Dobra archiwizacja to też kwestia przepisów: ustawa archiwalna, RODO i branżowe regulacje narzucają konkretne okresy przechowywania, których złamanie wiąże się z karami.
Znaleziono 8 wykonawców
Najczęściej zadawane pytania
- Ile kosztuje archiwizacja dokumentów w firmie?
- Ceny usług archiwizacyjnych podaje się najczęściej za metr bieżący akt. Podstawowe prace — segregowanie, opisywanie teczek, tworzenie ewidencji — kosztują zazwyczaj od 80 do 180 zł/mb, zależnie od stanu dokumentacji i wymaganej szczegółowości opisu. Jeśli do tego dochodzi skanowanie, stawka rośnie o kolejne 0,05–0,20 zł za stronę. Brakowanie akt to zwykle 30–60 zł/mb. Przy dużych zleceniach (powyżej 50 mb) firmy często stosują stawki negocjowane.
- Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?
- Okresy przechowywania zależą od rodzaju dokumentacji. Faktury i księgi rachunkowe — co do zasady 5 lat licząc od końca roku obrotowego. Dokumentacja kadrowo-płacowa — 50 lat dla akt pracowniczych (lub 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., jeśli dopełniono obowiązku wobec ZUS). Umowy cywilnoprawne — zazwyczaj do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Szczegółowy wykaz określa rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej lub przepisy branżowe.
- Jak wybrać firmę archiwizacyjną — na co zwrócić uwagę?
- Zacznij od sprawdzenia, czy firma posiada odpowiednie zabezpieczenia dla poufnej dokumentacji — polisę OC, podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych (RODO). Zapytaj o doświadczenie przy dokumentach podobnego rodzaju: archiwistyka akt osobowych różni się od porządkowania dokumentacji technicznej czy medycznej. Sprawdź, czy wykonawca wystawia protokoły brakowania z wymaganymi podpisami — bez tego niszczenie akt jest formalnie nielegalne. Opinie poprzednich zleceniodawców na platformie to szybki sposób na weryfikację.
- Czy archiwizacja może objąć również dokumenty w formie cyfrowej?
- Tak. Digitalizacja i archiwizacja elektroniczna to odrębna usługa, coraz częściej zamawiana razem z porządkowaniem papierowych akt. Wykonawcy skanują dokumenty do formatu PDF/A (przeznaczonego do długoterminowego przechowywania), nadają im metadane i indeksują w systemie DMS lub EZD. Ważne: samo zeskanowanie nie zastępuje oryginału, jeśli przepisy wymagają przechowywania formy papierowej. Wybierz wykonawcę, który zna różnicę między archiwizacją wspomagającą a pełnym przejściem na elektroniczny obieg dokumentów.